Documento electrónico
Un documento electrónico es
un documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico o
magnético, y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de
código digital, que puede ser leído, interpretado, o reproducido, mediante el
auxilio de detectores de magnetización.
Historia
Originalmente, cualquier
archivo o registro electrónico fue considerado como algo interno, ya que cuando
existía un destinatario final, el soporte para este destinatario era invariablemente
papel. Sin embargo, el desarrollo de las redes informáticas y el correo
electrónico alteraron esa situación, surgiendo dispositivos destinatarios que
leían el documento en un soporte diferente del papel.
Desventajas de mantener los
archivos en papel y no transformarlos en documentos electrónicos:
Es necesario elaborar
índices y disponer de grandes y cuidados lugares de almacenaje.
Es necesario depurar los
archivos frecuentemente, con la consecuente pérdida de tiempo que eso genera.
Desgaste y riesgos de rotura
o pérdida por la manipulación.
Pérdida de tiempo en la
búsqueda de documentos,
Retraso en firmas y
autorizaciones,
Muchas veces el trabajo se
tiene que hacer por duplicado, en caso de necesitar más de una copia de cada
documento, con lo cual se genera una enorme pérdida de tiempo.
Falta de seguridad y
confiabilidad; el acceso de muchas personas a los archivos permite que se hagan
cambios sin permiso o que los datos guardados sean alterados.
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